Gelir ve Harcama
Serbest Meslekçi Muhasebesi
Serbest çalışanın en büyük riski, cirosunu kazanç sanmasıdır. Faturaya yazdığın tutarla eline kalan para arasında stopaj, KDV, prim ve gerçek giderler vardır. Aşağıdaki adımlar, serbest meslek gelir gider takibini karar verilebilir bir tabloya dönüştürmek için hazırlandı.
Temel Kural: Tahsil Esası
Serbest meslek kazancında ölçü, faturayı kestiğin an değil, parayı tahsil ettiğin veya gideri fiilen ödediğin andır. Bu yüzden:
- Kesilmiş ama ödenmemiş fatura, kazanç sayılmaz; ama alacak olarak takip edilmelidir.
- Aralıkta yapılan bir harcamanın ödemesi ocakta gerçekleşirse, gider o yıla yazılır.
- Tahsilat zamanlaması, vergi yükünün hangi döneme düşeceğini belirler.
Adım Adım Kurulum
1. Gelir kalemlerini sınıflandır
- Kurumsal müşteri geliri (stopaj kesilir).
- Nihai tüketiciye satış (stopaj yok, KDV var).
- Yurt dışı hizmet geliri (istisna ve döviz farkı ihtimali).
- Vergi dışı para hareketleri: kendi hesabından koyduğun sermaye, iade edilen depozito, kredi girişi. Bunlar gelir değildir.
Dördüncü kalemi ayırmazsan defterin şişer, gerçek kârlılığı göremezsin.
2. Hesapları fiziksel olarak ayır
İşe ait tek bir hesap ve tek bir kart kullan. Karışık hesapta yıl sonunda hangi harcamanın işle ilgili olduğunu hatırlamak imkânsızdır. Hesap türlerini karşılaştırırken işlem ücreti, EFT/havale maliyeti ve POS entegrasyonu kriterlerine bak; bu sitedeki banka hesap türleri ve kart tercihi rehberleri bu seçimi kolaylaştırır.
3. Makbuz ve stopaj mekaniğini oturt
- Serbest meslek makbuzunda brüt tutar, stopaj ve KDV ayrı satırlarda görünür.
- Kurumsal müşteri stopajı kaynağında keser; bu tutar senin peşin ödediğin gelir vergisidir.
- Yıllık beyannamede kesilen stopajı hesaplanan vergiden düşersin. Bu yüzden her makbuzun stopaj toplamını ayrı bir listede tut.
- Tahsil ettiğin KDV senin paran değildir; ayrı tutulmazsa beyan döneminde nakit sıkışması yaşarsın.
4. Giderleri üç kovaya böl
| Kova | Örnek | Yaklaşım |
|---|
| Tam gider | Yazılım aboneliği, mesleki eğitim, iş yeri kirası, danışmanlık | Belge varsa tamamı yazılır |
| Kısmi / paylaşımlı | Evden çalışıldığında elektrik, internet, telefon; araç masrafları | Kullanım oranı ve mevzuat sınırlarına göre bölünür |
| Gider değil | Kişisel alışveriş, kendine yaptığın transfer, vergi cezaları | Kayda alınmaz |
Kısmi kalemlerde tarife seçimi doğrudan gider tutarını etkiler. Elektrik ve telefon tarifelerini karşılaştıran rehberler, evden çalışanlar için sabit maliyeti kalıcı olarak aşağı çeker.
5. Vergi ve prim takvimini duvara yaz
- KDV beyanı (dönemsel), muhtasar/stopaj beyanı, geçici vergi ve yıllık gelir vergisi beyanı.
- Zorunlu sosyal güvenlik primi: kazanç düşse de tahakkuk devam eder.
- Oran ve tutarlar mevzuatla değişir; güncel değerleri her yıl mali müşavirinden teyit et. Vergi kesintileri ve muafiyetler konusundaki rehber, hangi indirimin sana uyduğunu görmek için iyi bir başlangıç.
6. Net kazancı hesapla ve fiyata yansıt
Basit formül: Tahsilat − İşle ilgili giderler = Kazanç. Kazançtan vergi ve prim çıkınca eline kalan tutarı bulursun. Fiyat belirlerken tersinden yürü:
- Aylık yaşam gideri + prim + tampon payını topla.
- Vergi yükü için üzerine pay ekle.
- Yıllık faturalanabilir gün sayısını gerçekçi tut; tatil, hastalık, satış ve muhasebe için geçen günleri düş.
- Hedef tutarı faturalanabilir güne böl; günlük taban ücretin çıkar.
7. Tampon ve uzun vade
Düzensiz gelirde 3–6 aylık gider tutarında nakit tampon standarttır. Tamponun üstündeki fazlayı değerlendirirken yatırım araçlarını kıyaslayan içeriklere ve emeklilik fonu seçim kriterlerine bak; işvereni olmayan biri için uzun vadeli birikim kendi sorumluluğundadır. Aynı mantık sağlık tarafında da geçerli: gelir kaybı riskini sigorta çeşitleri ve özel sağlık sigortası kapsamlarıyla birlikte düşün.
Sık Yapılan Hatalar
- Ciroyu kazanç sanmak. Vergi ve prim ayrılmadan yapılan harcama planı ilk beyan döneminde çöker.
- KDV'yi harcamak. Tahsil edilen KDV ayrı al